08-08-2019
Maak maandafsluitingen efficiënter en effectiever
“Maandafsluiting kost te veel tijd, loopt nog niet altijd soepel en kent soms onnodige verrassingen”
In mijn rol als interim Senior Accountant bij een productiebedrijf in Leerdam was een van mijn eerste taken om het proces van de maandafsluiting in kaart te brengen, mogelijke knelpunten te signaleren, oplossingen hiervoor aan te dragen en de voorgestelde aanpassingen te implementeren.
Balansspecificaties
Een van de knelpunten was een gemis aan een uniform overzicht voor alle balansrekeningen. Er was duidelijk behoefte aan uniforme balansspecificaties, met een chronologisch overzicht van alle mutaties, tekst en toelichting, en aansluiting met het grootboek. Per vennootschap is er nu zo’n overzicht voor alle balansrekeningen.
Checklist
Een andere knelpunt had betrekking op de checklist. Er is een gedetailleerde checklist opgesteld voor de maandafsluiting voor de 6 vennootschappen (wie doet wat, wanneer en hoe), waarbij de te verrichten stappen zichtbaar worden afgetekend.
Reservering nog niet geboekte inkoopfacturen
Er was nog geen duidelijk overzicht voorhanden van de datadump uit de Purchase Invoice Approval Flow (Palette) ten behoeve van de reservering van nog niet geboekte inkoopfacturen in SAP. Met wat slimmigheidjes en aanpassingen van de datadump in Excel bleek het mogelijk deze datadump uit Palette om te zetten naar een overzichtelijke Pivot-tabel in Excel dat bovendien elke maand gemakkelijk kan worden geactualiseerd en geboekt.
Excel-template journaalpost
Het boeken van de routinematige journaalposten (bijv. lonen/salarissen, vooruitbetaalde kosten) en niet-routinematige journaalposten (correcties/memoriaal) gebeurde tot dan toe handmatig. Er is een Excel-template gemaakt dat met de spreekwoordelijke druk op de knop een journaalpost tot max. 1.000 regels inleest in SAP, met ingebouwde invoer- en bestaanbaarheidscontroles in het Excel-sheet. Dat de SAP-collega’s er vervolgens voor zorgden dat niet alleen de boekingsregels uit het Excel-sheet, maar ook de onderliggende documentatie (evidence) wordt verwerkt in SAP, maakt de audit-trail compleet.
Inmiddels is de opvolger gestart en is de maandafsluiting overgedragen, waarbij de vruchten worden geplukt van de aangebrachte verbeteringen (meer structuur, eenduidige vastlegging en grote tijdwinst).
Mijn rol als interim Senior Accountant zit er inmiddels op en ook de vervolgopdracht voor het opstellen van een extracomptabele consolidatiestaat en het schrijven van de 6 jaarrekeningen is net afgerond (daarover meer in een volgende publicatie).
Ik maak graag kennis met andere bedrijven die hulp kunnen gebruiken bij het doorvoeren van verbeteringen, het implementeren van Finance & Control-projecten en/of tijdelijk waarnemen van Finance & Control people.
